• Home
  • Blog
  • Verzuimmanagement? Dan wel met de juiste cijfers graag.

Verzuimmanagement? Dan wel met de juiste cijfers graag.

Waar staat u op de Lean ladder

delen op social media

0 comments

Leanpartners houdt zich bezig met datagedreven, duurzaam, mensgericht verbeteren. Mooie praktijkcases hiervan zijn te vinden in onze aanpak bij verzuimmanagement en verzuim reductie. Ook daar gaan we op basis van data (cijfers) aan de slag om blijvende (duurzame) mensgerichte (maatwerk gedragsbe?nvloeding) te realiseren. En werken met de juiste (covariate) indicatoren levert behalve een blik op het verleden ook een voorspellend model.

Lean en verzuim?

In de Lean wereld werken we met takttijd, cyclustijd, bewerkingstijd en doorlooptijd om wat voorbeelden te noemen.  Op basis daarvan gaan we beslissingen nemen en aan de slag om verbeteringen te realiseren. In de verzuimwereld werkt dat vergelijkbaar maar zijn de cijfers die we gebruiken wat anders. Hier hebben we het over percentage nulverzuim (%nul), meldingsfrequentie (m-freq), gemiddelde verzuimduur (gem-d) en verzuimpercentage (verzuim%). Traditioneel houdt elke organisatie het verzuim% bij. Dat is echter in onze beleving precies het cijfer dat het minst zegt terwijl er het meest op gestuurd wordt. Dat vergt wat uitleg

Verzuimpercentage zegt weinig tot niets

Stel afdeling x heeft 10% verzuim. Het landelijk gemiddelde is in deze branche 5% dus (?) dat is veel te hoog. Ingrijpen en aan de slag? Als er op die afdeling 10 mensen werken en er is 1 iemand die het hele jaar ziek is wegens xyz, dan hebben we 10% verzuim. Als op afdeling y, met ook 10 werkzame personen, (theoretisch) 3 personen zich elke maandag ziek melden en dinsdag weer aan het werk gaan, hebben we een verzuim% van 6%. Doet afdeling y het nu beter. Ja zegt de verzuim% gebruiker. Nee zeggen wij.
Op de afdeling met 10% ga je met dat ene dossier aan slag, op de afdeling met 6% verzuim ga je verder onderzoeken welk verzuimgedrag hieraan ten grondslag ligt. Een maatwerk aanpak dus.  Het verzuim% zegt dus niet zo veel. Maar wat dan wel? Welke cijfers moeten we dan gebruiken?

Percentage nulverzuim en meldingsfrequentie

Het percentage nulverzuim is precies wat het zegt. Dat is het percentage medewerkers die 0 keer verzuimd hebben (zich ziek melden of dat al zijn) in de afgelopen 12 maanden. Dat is simpel uit te rekenen door het aantal nulverzuimers op een afdeling te delen door alle medewerkers op die afdeling. En als we dat vermenigvuldigen met 100% hebben we het %nul. Dit berekenen we over een periode van 12 maanden en mensen die korter in dienst zijn, nemen we naar rato mee. Landelijk ligt het %nul op 57% maar het verschilt wel sterk per branche.
In ons voorbeeld heeft afdeling x een %nul van 90% en afdeling y een %nul van 70%
De m-freq (meldingsfrequentie) is het aantal keer dat mensen zich ziek melden. De gemiddelde meldingsfrequentie (gm-freq) is daar dan het gemiddelde van, dus gedeeld door het aantal mensen. Op afdeling x: m-freq=1, gm-freq=1/10=0,1. Op afdeling y (laten we even aannemen dat over een jaar de 3 mensen zich 40 weken steeds op maandag ziek melden op dinsdag weer aan de slag gaan) is het dan: m-freq=120 en gm-freq=120/10=12. Gemiddeld meldt elke medewerkers zich dus 12 keer ziek per jaar.
Dit is overigens enigszins vergelijkbaar met DPU uit Lean waar we te maken hebben met defective items (en de Poisson verdeling). Daarmee kunnen we ook bij verzuim tbv het operational management in de dashboards voor leidinggevenden met speciale Control Charts inzicht geven in de special causes in de tijd.

Tabellen en grafieken

Vanuit Lean willen we natuurlijk zoveel mogelijk visuele elementen gebruiken zoals tabellen en grafieken. Neem het volgende voorbeeld dat gemaakt is in Excel en deel uit maakt van de Dashboards zoals we die maken en gebruiken.
 
Bijvoorbeeld afdeling 9 (afd9) heeft een meldingsfrequentie van 1,5 bij een nulverzuim percentage van 75%. Dus 25% van de mensen (de wel verzuimers die minstens 1 keer ziek geweest zijn in deze periode) veroorzaken deze meldingsfrequentie. Dus als we die beide cijfers combineren (combi) dan krijgen we 1,5/0,25 = 6. De duiding van dit getal is,  dat de mensen die minstens 1 keer verzuimd hebben, dat gemiddeld 6 keer gedaan hebben. Gemiddeld hebben deze mensen zich dus 6 keer ziek gemeld.
Als we dit grafisch weergeven (ook weer in Excel gemaakt) krijgen we:
In 1 oogopslag is te zien waar afdeling 9 zich in welk kwadrant bevindt. De gekozen assen zijn geplaatst op 1 (meldingsfrequentie) en 50% (nulverzuim). Boven of rechts van een as noemen we “veel” of “hoog”, links van of onder de as noemen we “laag” of “weinig”. Afd9 heeft dus een hoge meldingsfrequentie en een hoog nulpercentage terwijl afd6 een hoge meldingsfrequentie combineert met een laag nulverzuim. Het is nu duidelijk welke stappen we gaan zetten en ook duidelijk dat we niet overal hetzelfde gaan doen.

Welke actie gaan we ondernemen?

Tja, da’s eigenlijk het geheim van de smid en hangt van teveel zaken af om hier te behandelen. Wat duidelijk mag zijn, is dat we een maatwerk, mensgerichte en duurzame oplossing gaan bieden die blijvend is. Afdeling 9 met een combi van 6 (zie tabel) heeft relatief weinig mensen (hoog nulverzuim) die zich vaak ziekmelden. Blijkbaar is het voor een groepje mensen normaal om zich vaak ziek te melden. Daar gaan we een andere (gedragsmatige)aanpak hanteren dan op Afd6, waar relatief veel mensen zich vaak ziekmelden. Daar is sprake van een echte verzuimcultuur. Met een combi van 2,1 meldt 77% van de mensen zich gemiddeld 2,1 keer ziek.
Meer weten?
Klik hier voor het Linkedin profiel van Eliane, hier voor profiel op deze site of hier voor de contactpagina

Over de Auteur

Volg me

Ik kan je helpen met het verbeteren van processen, het integreren van Rijnlands Lean denken & doen en met Lean Leiderschap. Naast verbeterde bedrijfsvoering is bijvoorbeeld HR-analytics een mooi voorbeeld van Rijnlands Lean en meer doen met data. Wil je meer weten? Neem dan contact op via 0654664364 of gerard@leanpartners.nl

__CONFIG_colors_palette__{"active_palette":0,"config":{"colors":{"cff50":{"name":"Main Accent","parent":-1},"a344d":{"name":"Accent Transparent","parent":"cff50"}},"gradients":[]},"palettes":[{"name":"Default","value":{"colors":{"cff50":{"val":"rgb(0, 178, 255)","hsl":{"h":198,"s":1,"l":0.5}},"a344d":{"val":"rgba(0, 178, 255, 0.85)","hsl_parent_dependency":{"h":198,"s":1,"l":0.5}}},"gradients":[]},"original":{"colors":{"cff50":{"val":"rgb(0, 178, 255)","hsl":{"h":198,"s":1,"l":0.5}},"a344d":{"val":"rgba(0, 178, 255, 0.85)","hsl_parent_dependency":{"h":198,"s":1,"l":0.5}}},"gradients":[]}}]}__CONFIG_colors_palette__

Online Koffie?

Wil je eens gratis en vrijblijvend van gedachten wisselen?


{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}